Pacote

Checklist

O que tem de ser conferido para de morar na cabeça de uma pessoa só: você monta o formulário — as perguntas, na ordem em que se confere —, marca no calendário e ele aparece sozinho, no dia certo, na tela de quem trabalha. Cada pergunta pede o que precisa: conforme ou não conforme, número, nota, e foto quando ver é a única prova; o aparelho de quem responde registra onde a conferência aconteceu. As telas passam a cobrar sozinhas — antes de o pedido virar entregue, antes de a locação voltar, o sistema pede a conferência e, se você quiser, não deixa mudar sem ela. Para o que não tem dia marcado existe o protocolo, que se abre na hora em que a coisa acontece. No dia da dúvida, a resposta não é "acho que sim": é a conferência assinada, com foto e hora.

Tem implantação rápida. O passo a passo que tira a conta do zero nos primeiros dias.

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O que vem dentro

Checklist

o que tem de ser conferido: a rotina do dia e o protocolo de quando algo acontece

Para hoje

A fila do dia: o que uma rotina agendou para hoje aparece aqui sozinho, sem ninguém abrir nada, e continua aparecendo — marcado de atrasado — enquanto não for respondido ou pulado com um motivo. Ao lado fica o botão de seguir um protocolo agora, para o que não tem hora marcada: a peça que falhou, o equipamento que voltou da rua, o cliente que reclamou. Responder é marcar conforme ou não conforme em cada linha, com observação onde precisar; o que ficou pela metade se salva e se termina depois, porque conferência feita de pé, com o celular na mão, não pode depender de chegar ao fim.

Formulários

Onde o checklist é montado: as perguntas, na ordem em que se confere, agrupadas em blocos com subtítulo. Cada pergunta tem um feitio — conferir (conforme, não conforme ou não se aplica), sim ou não, texto, número com unidade, nota de 1 a 5 ou escolha de uma lista — e pode ser obrigatória, sem a qual não se conclui, e crítica, que reprova o checklist inteiro se der problema. O formulário é uma rotina, que acontece por calendário, ou um protocolo, que acontece quando algo acontece. Checklist já preenchido não se apaga: desliga-se, e o que foi conferido continua no histórico.

Rotinas

O compromisso de calendário: este checklist, nestes dias, com esta pessoa. Todo dia, nos dias da semana escolhidos, uma vez por mês — com o dia 31 caindo no último dia dos meses curtos — ou a cada tantos dias, com hora limite, responsável e vigência. É a rotina que faz a conferência aparecer sozinha na tela de quem trabalha, sem ninguém precisar lembrar. Mexer nela não mexe no que já nasceu dela: o conferido de ontem não muda porque o horário de hoje mudou.

Gatilhos

O que amarra o checklist ao trabalho de verdade: antes de o pedido virar Entregue, antes de a locação virar Devolvida, a tela pede a conferência. Você escolhe onde (a tela), para qual situação e — se quiser estreitar — qual produto tem de estar lá dentro. Travando, a mudança não acontece antes do checklist estar concluído: quem clicou vai direto para as perguntas e, ao concluir, volta para onde estava. Sem travar, a mudança acontece na hora e o checklist fica esperando. Só a mudança feita por gente passa pelo gatilho; o que o sistema decide sozinho segue direto, para o status nunca mentir sobre a realidade.

Histórico

Tudo o que já foi preenchido, do mais novo para o mais velho, com filtro por checklist, estado e responsável. Cada linha é uma aplicação do formulário: um dia, uma pessoa, um conjunto de respostas, com o que saiu fora do lugar marcado e o motivo de quem pulou. É o que se abre quando alguém pergunta se aquilo foi conferido — e a resposta deixa de ser “acho que sim”.

Os primeiros passos

Contratou, a conta abre com este roteiro pronto: poucos passos, na ordem em que fazem sentido, e o sistema risca sozinho o que já está feito.

Monte o primeiro checklistComece pela conferência que você já faz de cabeça — abrir a loja, ligar a máquina, entregar o equipamento. Cinco perguntas bastam: checklist que ninguém termina não confere nada.
Escreva as perguntasCada pergunta é uma coisa a conferir, escrita de modo que a resposta seja evidente para quem estiver lá. Marque como crítica a que reprova tudo se der errado.
Marque no calendárioA rotina é o que faz a conferência aparecer sozinha na tela de quem trabalha, no dia certo. Sem ela, alguém tem de lembrar — e é aí que se esquece.
Responda o primeiroPreencher uma vez é o que mostra se as perguntas fazem sentido de pé, com o celular na mão. Quase sempre sobra pergunta e falta uma.
Escreva um protocoloOpcional, e o que mais rende: o passo a passo de quando algo dá errado — a peça que falhou, o equipamento que voltou quebrado. Ele não tem dia marcado; abre-se na hora.

Como se contrata

Você cria a conta, escolhe os pacotes que fazem sentido para o seu negócio e começa a implantar. Pacote se soma: dá para entrar com um e acrescentar outro quando o negócio crescer, sem trocar de sistema nem recomeçar o cadastro.

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